¿Donald Rumsfeld, gurú? Sus siete claves para eludir las reuniones inútiles y tediosas

elEconomistaAmerica - 14:29 - 24/05/2013
comentarios
    El político estadounidense y exsecretario de Defensa, Donald Rumsfeld.|EFE

    ¿Hartos de reuniones inútiles y tediosas? Tranquilos, el político estadounidense Donald Rumsfeld se pone el traje de gurú y nos da unas ávidas lecciones de como una reunión bien administrada puede llegar a ser valiosa e indispensable, en The Wall Street Journal.

    El que fuera Secretario de Defensa del gobierno de Gerald Ford, destaca siete puntos que son clave:

    1. Considerar si la reunión es necesaria. Se debe tener algo que comunicar o, en su defecto, necesitar enterarse de algo dentro de su grupo. Si la reunión es meramente informativa, sin intercambio de ideas, la información podría ser transmitida con facilidad a través de un simple email. 

    2. Evitar sesiones dispersas. Un ejemplo personal, cuando se trasladó a su primer puesto ejecutivo en el gobierno en 1969, tenía un escritorio para trabajar de pie. Lo usa hasta la fecha. Trabajar de pie es un incentivo para que quienes vienen a hablar digan lo que necesitan decir, sin distraerse. La gente debe estar cómoda, pero no demasiado.

    3. Ser selectivo con los invitados y evitar las grandes reuniones. Comenta que durante su último periodo como Secretario de Defensa, se percató que era usual entrar a reuniones en el salón de estrategia de la Casa Blanca y ver a más de una docena de personas. En previas administraciones, una sola persona tomando apuntes era suficiente.

    4. Comenzar la reunión y terminarla a tiempo. Calcule cuánto tiempo se desperdicia comenzando una reunión 15 minutos tarde. Si hay 20 personas participando, eso significa que acumulativamente desperdiciaron cinco horas de tiempo que podrían haberse dedicado a algo más productivo.

    5. Fomentar las participación de los invitados. En reuniones, procure fomentar una cultura en la que la gente puede opinar sobre lo que sea, siempre y cuando sus comentarios sean relevantes y constructivos.

    6. Aprender a detectar la mediocridad. Por su personalidad, asegura que durante las reuniones suele ser menos paciente con personas que aportan información irrelevante o que están mal preparados. También tiende a tener poca paciencia con presentaciones de PowerPoint que confieren información obvia o planillas con errores gramaticales y que carecen de números de página.

    7. Las ideas nuevas generan oposición inmediata e instintiva. Las burocracias grandes pueden ser expertas en crear una cultura aislada y de beneficio propio dentro de la cual la gente se reafirma entre sí y se vuelve cautiva de lo que se ha convertido creencia popular. Las reuniones son buena ocasión para descubrir si una organización podría estar sufriendo de "pensamiento de grupo". Si todos en la sala parecen convencidos de la brillantez de una idea, podría ser señal de que el organismo se beneficiaría de más debate y desacuerdo.

    Por último, no olvide resumir los puntos principales y las ideas planteadas, de manera que todos los participantes sepan exactamente qué acciones desea que se realicen y por quién. 

    Con suerte, la reunión habrá sido lo suficientemente valiosa como para que los participantes esperen con gusto la próxima.


    Comentarios 0

    Flash de noticias EEUU


    Síguenos en twitter
    Síguenos en Facebook

    Más leidas

    eAm
    Colombia
    Mexico
    Chile
    Argentina
    Peru
    <b>Estados Unidos</b>, la cuna de los emprendedores
    Los <b>multimillonarios</b> dan consejos a los jóvenes <b>universitarios</b>