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El "ABC" del consejo de administración de una startup

Foto: Getty.

* Por Alejandro Diez Barroso 

El consejo de administración de una startup es una de las herramientas más importantes que puede tener la empresa. Es por eso que en DILA Capital elaboramos un documento de mejores prácticas para los consejos de administración. Este documento lo hicimos para que las empresas de nuestro portafolio puedan utilizarlo como una guía en sus consejos.

La guía incluye las recomendaciones de nuestros fundadores, inversionistas y miembros de la junta directiva sobre las mejores prácticas para los consejos de administración y que busca ejecutar su gobierno corporativo de la mejor manera.

El objetivo de una reunión del consejo de administración debe ser maximizar el valor que el equipo directivo, obtiene mientras minimizas la cantidad de tiempo que dedicas a prepararla. Por lo tanto, deberías centrarte menos en los resultados y más en la estrategia y en la resolución de problemas. Los mejores consejos son aquellos que están muy cerca del equipo directivo a través de una comunicación constante. El trabajo de dicho equipo es tener una relación cercana con los miembros de su consejo. Cuanto más cerca estén, más útiles serán.

A continuación, algunas recomendaciones sobre sobre cómo mantener a los miembros de su consejo cercanos, comprometidos e interesados:

- Tener llamadas mensuales con los consejeros

- Enviar información de KPI's mensualmente, incluso si no se reúnen una vez al mes

- Involucrar a los consejeros en proyectos específicos

- Invitar a los consejeros a pasar un día en la empresa

- Ser honesto y transparente, no hay necesidad de ocultar nada

- Dar todas las malas noticias, transparencia al 100%

- Hablar sobre lo que te mantiene "despierto por la noche"

- Dar y recibir retroalimentación constante

- Conseguir que el CFO apoye al Consejo de Administración y viceversa

¿Cómo es una buena reunión?

Una buena reunión de consejo no debería durar más de dos horas. Debe tener una agenda y atenerse a ella. La mayoría de las juntas directivas de startups se reúnen trimestralmente y en persona.

Consejos para una reunión eficiente:

- Enviar información a los miembros del consejo con al menos 5 días de anticipación

- Realizar una llamada un día antes de la reunión para discutir las finanzas y las preguntas específicas que puedan tener los miembros del consejo

- Invitar a empleados clave a presentar sus áreas o planes

- Asegurar que alguien tome notas y prepare una minuta de la reunión

- Terminar con conclusiones clave para tomar próximos pasos. Es importante establecer un plan de acción con plazos y una verdadera responsabilidad

- Realizar una llamada informativa con todos los miembros de la junta para recapitular y dar retroalimentación

Uno de los aspectos más importantes para una reunión de consejo es compartir todos los elementos clave del negocio de manera eficaz y eficiente y un deck bien estructurado es una herramienta adecuada para lograrlo. El trabajo del consejo es justamente eso, dar consejos, ayudar a resolver problemas, reforzar las mejores prácticas, entre otras cuestiones. Cuando todo esto está en la mesa, puede ayudar a guiarte a través del proceso de construcción de la empresa.

En DILA Capital, creemos que una buena estructura general para las reuniones de la junta se asemeja a una así:

1. Resumen

Actualización general, aspectos destacados

¿Qué me mantiene despierto por la noche?

¿Dónde necesitamos ayuda?

2. Resultados

KPI, Finanzas

vs presupuesto

3. Operaciones

Equipo

Producto

Competencia

Planificación Financiera

Siguiente ronda de capital

4. Modales legales y corporativos

Siempre es recomendable la presencia del área legal de la empresa, para asegurar que todos los temas legales y corporativos están en regla.

Por último, algunos consejos generales para los equipos directivos durante las juntas son:

- Cuando se necesita responder a una decisión crucial, hay que presentar la información necesaria para brindar mayor claridad.

- Reserva todas las reuniones del año con anticipación. Envía invitaciones de calendario

- ¡Escucha! Esta es tu oportunidad de escuchar a otros hablar sobre tu negocio. No te pongas a la defensiva, no te lances a las críticas. Escucha de verdad

- Una vez al año, debería haber una reunión de consejo, única y exclusivamente para revisar y aprobar el presupuesto del próximo año. Este presupuesto se debe de utilizar como referencia en todas las reuniones de consejo del próximo año

- Pide fuertes críticas. Pídele a los miembros de tu consejo que realmente cuestionen tus planes, estrategia y números

- Tener miembros de la junta independientes, con experiencia en la industria, es extremadamente útil. Los emprendedores usualmente son los mejores miembros independientes de una junta. Sin embargo, puede ser difícil tener a miembros independientes porque los nuevos startups normalmente no pueden pagarles. Por lo tanto, puede tener un grupo de opciones para miembros independientes de la junta o puede darles la opción de invertir.

Alejandro Diez Barroso es cofundador y socio director de DILA Capital. Alejandro lleva trabajando en emprendimiento en capital de riesgo en México los últimos 15 años. En el 2000 cofundó WAU Spot, una compañía que vendió en 2005. Durante ese mismo año, Alejandro fundó DILA Capital, una compañía que compró los derechos para manejar Vilebrequin en México, y fue nombrado el CEO. Gestionó Vilebrequin México durante 4 años hasta su venta en el 2009. Desde ese día y hasta hoy, Alejandro se ha dedicado a realizar inversiones de venture capital en México y Latinoamérica.

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